Recruiting Automatisierung: Die Top 5 Recruitingprozesse zum Einstieg

In der heutigen digitalisierten Welt gewinnt Automatisierung in nahezu allen Geschäftsbereichen immer mehr an Bedeutung. Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine Zeit- und Kostenersparnis. Ein Bereich, der von dieser Entwicklung stark profitieren kann, ist das Recruiting. Laut einer durchgeführten Untersuchung von PwC planen in den nächsten drei Jahren ganze 72 % der Unternehmen Investitionen in Technologien zur Personalautomatisierung. Dies verdeutlicht die zunehmende Nachfrage und die wachsende Bedeutung der Automatisierung, insbesondere im Bereich des Recruitings.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns damit beschäftigen, welche Recruitingprozesse sich einfach und schnell automatisieren lassen und wie Unternehmen durch die Integration automatisierter Lösungen von zahlreichen Vorteilen profitieren können.

Was bedeutet Automatisierung?

Bevor wir uns dem spezifischen Anwendungsfall im Recruiting zuwenden, wollen wir einen kurzen Blick auf die Bedeutung und den Nutzen von Automatisierung im Allgemeinen werfen. Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologien und Softwarelösungen, um repetitive und zeitintensive Aufgaben zu übernehmen, die sonst manuell erledigt werden müssten. Dadurch werden menschliche Ressourcen freigesetzt, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, während sich die Automatisierung um die routinemäßigen Abläufe kümmert. 

Recruitingprozesse automatisieren

Im Recruitingprozess gibt es verschiedene Phasen, die Unternehmen durchlaufen, um geeignete Kandidaten für offene Positionen zu finden und einzustellen. Eine der Hauptziele der Prozessoptimierung im Recruiting ist die Reduzierung des Zeitaufwands. 

Die Hauptprozesse umfassen, verschiedene Schritte, welche wir für Sie zusammengefasst haben:

Stellenanzeigen und Sourcing

In dieser Phase werden Stellenanzeigen erstellt und auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht, um potenzielle Kandidaten anzuziehen. Das Sourcing umfasst auch die proaktive Suche nach passenden Kandidaten in Online-Jobbörsen, sozialen Netzwerken und anderen Quellen.

Die Dauer für die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen liegt in der Regel zwischen 1 bis 3 Wochen. Das Sourcing von Bewerbern, also die aktive Suche nach potenziellen Kandidaten, kann ebenfalls einige Wochen dauern, abhängig von der Schwierigkeit der Suche und die Anzahl der geeigneten Kandidaten.

Bewerberbewertung und Vorauswahl

Nachdem Bewerbungen eingegangen sind, werden die Kandidaten anhand ihrer Qualifikationen und Erfahrungen bewertet, um eine Vorauswahl zu treffen.

Die Dauer der Bewerberbewertung und Vorauswahl hängt von der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen ab. Es kann mehrere Wochen dauern, um alle Bewerbungen zu sichten, Lebensläufe zu prüfen und die Bewerber zu bewerten, die die Mindestanforderungen erfüllen.

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Interviews

In dieser Phase finden Vorstellungsgespräche statt, um die Eignung der Kandidaten genauer zu prüfen und den besten Bewerber auszuwählen. In der Regel dauert ein Interview 30 bis 60 Minuten, aber es können mehrere Tage vergehen, bis ein Termin gefunden wird und bis dieser auch wirklich zustande kommt. Die durchschnittliche "Time to Interview" (Zeit bis zum Vorstellungsgespräch) kann je nach Unternehmen, Branche und Region variieren. Es gibt keinen festen Standardwert, da verschiedene Faktoren die Zeitspanne beeinflussen können. Dazu gehören beispielsweise interne Prozesse, die Anzahl der eingehenden Bewerbungen, Kapazitäten der Personalabteilung und vieles mehr.

Entscheidungsfindung und Einstellung

Nach den Interviews wird die finale Entscheidung getroffen, welcher Bewerber eingestellt wird. Es kann einige Wochen dauern, bis die endgültige Entscheidung getroffen und den ausgewählten Bewerbern Angebote gemacht werden. Dies hängt von der Komplexität der Entscheidungsfindung, etwaigen internen Abstimmungsprozessen und der Verfügbarkeit der Entscheidungsträger ab.

Onboarding

Der passende Kandidat wird in das Unternehmen integriert und startet seine Tätigkeit. Die Dauer des Onboarding-Prozesses kann ebenfalls variieren. Er kann einige Tage bis hin zu einigen Monaten dauern, je nach Art der Stelle und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, um den neuen Mitarbeiter vollständig in die Organisation zu integrieren.

Wichtig ist zu beachten, dass die angegebenen Zeitspannen nur Schätzungen sind und es in der Praxis zu Abweichungen kommen kann. Einige Unternehmen haben möglicherweise beschleunigte Recruiting-Prozesse, während andere mehr Zeit benötigen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Kandidaten auswählen.

Prozesse automatisieren

Dank der modernen Technologien und spezialisierten Softwarelösungen können viele dieser Recruitingprozesse automatisiert werden. Laut einer Studie von Glassdoor dauert es im Durchschnitt etwa 23 Tage, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Die Prozessoptimierung kann dazu beitragen, diesen Zeitrahmen zu verkürzen und die Effizienz im Einstellungsprozess zu steigern. Außerdem können durch Automatisierung Kosten reduziert und wichtige Ressourcen anderweitig genutzt werden.

Fünf Prozesse, die sich für den Einstieg in die Automatisierung eignen

Automatisierte Jobveröffentlichung

In der dynamischen Recruitingbranche existieren zahlreiche Jobplattformen wie Stepstone, Indeed, etc. Das Erstellen und Hochladen von Stellenausschreibungen auf all diesen Plattformen ist sehr aufwendig, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, wo eine Multichannel-Strategie unerlässlich ist. Hier kommt die Unterstützung von Recruiting-Software zum Tragen, die es ermöglicht, Stellenanzeigen automatisch auf verschiedenen Plattformen zu veröffentlichen (Multichannel Posting). Dadurch wird der manuelle Aufwand deutlich reduziert und die Reichweite der Ausschreibungen erhöht. Diese Multichannel Posting Funktion ist oftmals in Bewerbermanagementsysteme (ATS) integriert. Diese Systeme helfen Unternehmen darüber hinaus, die Performance von laufenden Kampagnen effizient zu überwachen.

Kandidatenscreening

Mithilfe von KI-gestützten Tools können Bewerbungen automatisch analysiert und nach vordefinierten Kriterien aussortiert werden.

Aufgrund hoher Bewerberzahlen war es lange Zeit üblich, dass Recruiter nur wenige Sekunden Zeit hatten, um Bewerbungsunterlagen als relevant oder irrelevant einzuordnen, wodurch potenzielle Talente manchmal übersehen wurden, wenn ihr Profil nicht auf den ersten Blick auf die gegebenen Anforderungen der Stellenausschreibung gepasst hat.

KI-gestützte Tools hingegen können innerhalb von wenigen Sekunden die kompletten Unterlagen überprüfen und erfassen somit auch potenzielle Kandidaten und Quereinsteiger. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Tools frei von Vorurteilen agieren, vorausgesetzt sie sind entsprechend konzipiert. Dadurch erweisen sie sich als äußerst effiziente und zuverlässige Werkzeuge im Recruitingprozess.

Terminvereinbarungen

Automatisierte Kalendertools erleichtern die Planung von Vorstellungsgesprächen und reduzieren den Kommunikationsaufwand zwischen Unternehmen und Kandidaten.

Aufgrund der fehlenden Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt, wird es für Unternehmen immer wichtiger, den eingehenden Kandidaten eine gute Erfahrung zu bieten. Das stärkt das Employer Branding und zeigt, dass das Unternehmen seine Bewerber wertschätzt. Wird es dem Kandidaten leicht gemacht, einen passenden Termin für ein Bewerbungsgespräch zu buchen, so wirkt sich das meist sehr positiv auf die Candidate Experience aus und führt zu einer besseren Beziehung zum Bewerber.

Kommunikation mit Bewerbern

Vordefinierte E-Mails oder Chatbots können Bewerber über den aktuellen Stand ihrer Bewerbung informieren und eventuelle Fragen beantworten. Auch hier ist Candidate Experience ein wichtiger Aspekt. Eine positive Candidate Experience ist entscheidend, um Talente zu gewinnen und das Employer Branding zu stärken. Laut einer Umfrage von CareerArc gaben 60 % der Bewerber an, dass sie nach einer negativen Candidate Experience ihre Bewerbung zurückziehen würden und 72 % gaben an, ihre Meinung über das Unternehmen negativ zu äußern. Durch eine Automatisierung der Bewerberkommunikation kann eine positive Candidate Experience geschaffen werden, die letzten Endes auch in einem besseren Employer Branding resultiert.

Onboarding-Prozess

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann durch digitale Onboarding-Plattformen effizienter gestaltet werden, indem wichtige Informationen und Unterlagen automatisch bereitgestellt werden. Onboarding Bots sind äußerst hilfreich, da sie viel Arbeit ersparen und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter automatisiert durch die ersten Schritte im Unternehmen führen. Darüber hinaus bieten Sie eine zentrale Anlaufstelle für offene Fragen und Feedback. Besonders während der Pandemie wurde die Nachfrage nach automatisierten Onboarding-Lösungen größer, da persönliche Onboardings oft nicht mehr möglich waren und viele aus dem Homeoffice gearbeitet haben. Daher ist es von großer Bedeutung, über leistungsfähige Onboarding-Tools zu verfügen, um entsprechende Abteilungen zu entlasten und einen reibungslosen Einstieg für neue Teammitglieder zu gewährleisten.

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Faktor Mensch

Recruiting-Automatisierung ist ein mächtiges Werkzeug, um den Personalbeschaffungsprozess zu optimieren. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben können HR-Teams ihre Zeit und Ressourcen auf anspruchsvollere Abläufe innerhalb des Recruitingprozesses konzentrieren.

Unternehmen, die in Automatisierung investieren, haben die Möglichkeit, ihre Recruiting-Erfolgsquote zu verbessern und dadurch ihre Gesamtleistung nachhaltig zu steigern. Laut einer Umfrage geben 85 % der Entscheidungsträger in Unternehmen an, dass sie innerhalb von zwei Jahren bedeutende Schritte in Richtung digitale Transformation unternehmen müssen. Andernfalls laufen sie Gefahr, finanzielle Verluste zu erleiden und den Anschluss an ihre Konkurrenten zu verlieren. Durch strategische Partnerschaften mit erfahrenen Anbietern eröffnen sich wegweisende Möglichkeiten, um die Herausforderungen des modernen Recruitings erfolgreich zu bewältigen.

Darauf kommt es bei einem Automatisierungspartner an

Ein professioneller Automatisierungspartner zeichnet sich durch bestimmte entscheidende Merkmale aus, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von essenzieller Bedeutung sind:

• Fundierte Kenntnisse im Recruiting: Der Partner sollte über umfassendes Verständnis der Recruiting-Abläufe verfügen, um gezielt auf Ihre Bedürfnisse eingehen zu können.

• Vertrautheit mit den internen Prozessabläufen: Ein Verständnis der spezifischen Prozesse in Ihrem Unternehmen ist unerlässlich, um eine nahtlose Integration der Automatisierung zu gewährleisten.

• Erfahrung in Recruiting und Automatisierung: Der Partner sollte sowohl im Recruiting-Bereich als auch in der erfolgreichen Umsetzung automatisierter Prozesse über umfangreiche Erfahrung verfügen.

• Persönlicher Ansprechpartner: Ein direkter, persönlicher Kontakt ist von unschätzbarem Wert, um sicherzustellen, dass auch bei Rückfragen oder möglichen Umstellungen im Prozess eine schnelle Antwort garantiert werden kann.

• Unauffällige Automatisierung: Die beste Form der Automatisierung agiert im Hintergrund und ermöglicht es, den persönlichen Bezug zu bewahren, sodass Bewerberinnen und Bewerber kaum wahrnehmen, dass Prozesse automatisiert ablaufen. Auch wenn die Direktansprache automatisiert abläuft, sollte der potenzielle Bewerber bzw. die potenzielle Bewerberin dies nicht wahrnehmen.

Durch die Berücksichtigung dieser essenziellen Merkmale bei der Wahl eines Automatisierungspartners können Sie sicherstellen, dass Ihre Recruiting-Strategien effektiv und effizient optimiert werden, während gleichzeitig eine positive Candidate Experience gewährleistet wird.

MoBerries als Automatisierungspartner im Recruiting

MoBerries ist ein zuverlässiger Partner für Recruiting-Automatisierung und bietet innovative Lösungen zur Steigerung der Effizienz in verschiedenen Phasen des Recruitingprozesses.

Mit unserem Social Recruiting Angebot ermöglichen wir es Unternehmen, Social Media Recruiting automatisiert zu nutzen. Sie müssen lediglich Ihr Anforderungsprofil angeben und Ihre Stellenausschreibungen einreichen. MoBerries übernimmt dann die Akquise passender Bewerber basierend auf Ihrem Anforderungsprofil und liefert Ihnen passende Kandidat:innen durch zugeschnittene Social Media Kampagnen.

Gerne stellen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch weitere Informationen zu unseren Automatisierungslösungen zur Verfügung. Unsere Experten stehen Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung, um Ihnen zu zeigen, wie Sie von unseren Lösungen profitieren können.

Bei MoBerries stehen verschiedene Automatisierungslösungen für Ihren Recruitingprozess zur Auswahl, darunter auch unsere Virtual Recruiters. Diese innovative Lösung unterstützt Unternehmen dabei, anspruchsvolle Stellenbesetzungen zu meistern, indem sie automatisiertes Active Sourcing ermöglicht. Durch die Direktansprache von Fach- und Führungskräften können schwer zu besetzende Positionen effektiv und gezielt besetzt werden. Die virtuellen Recruiter übernehmen dabei voll automatisiert die Kontaktaufnahme zu passenden Kandidaten und verfügen über wertvolle Best Practice Erfahrungen in der Direktansprache von Kandidaten. Dadurch können Antwortraten von bis zu 87 % erreicht werden.

Erfahren Sie in unseren Case Studies mehr über die Erfolge, die unsere Kunden bereits mit den Virtual Recruiters feiern konnten. Durch die Integration unserer Automatisierungslösungen können Unternehmen im Recruiting Zeit sparen, die Qualität der Kandidatenauswahl erhöhen und somit auch ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig stärken.